NOTIFICAÇÃO EXTRAJUDICIAL para esclarecimentos sobre apuração em relatório de auditoria nas contas de ex síndico.
Como estão meus queridos leitores? Confesso que achei que esta semana não conseguiria escrever tamanha a correria por aqui, mas cá estou… o que vou relatar hoje aconteceu um pouco antes do advento da pandemia do Coronavírus, e vou discorrer aqui apenas a minha atuação no consultivo.
No caso de hoje, o condomínio, meu cliente da assessoria jurídica, me solicitou uma notificação face ao ex síndico, pois realizou Auditoria de Gestão Econômica Financeira nas contas do condomínio referentes ao período de fevereiro de 2018 a dezembro de 2019, apuração essa que foi formalizada mediante um “Laudo de Auditoria Investigativa” realizado por uma empresa de auditoria especializada, oportunidade em que foram verificadas inconsistências nas contas do condomínio, época da gestão do ex síndico.
Em assembleia realizada em dezembro de 2019, o representante da empresa de auditoria, ora responsável pela auditoria das contas relativas ao período de gestão do síndico notificado, explanou sobre as inconsistências encontradas nos documentos analisados, e irei pontuar aqui as mais sérias, que relatavam o seguinte:
- “(…). Esclareceu que tentou tirar as Certidões de Débitos Relativos aos Tributos Federais e à Dívida Ativa da União/Certidão Negativa de Débitos perante o Instituto Nacional de Seguridade Social – INSS, porém não foi possível emiti – lás, provavelmente pela existência de pendências (…)”
- “No apontamento de contas do condomínio foi possível identificar, no período auditado, o pagamento de R$ 305,42, apenas de multas e juros por atrasos nos pagamentos”.
- “A respeito das compras de equipamentos e materiais, não foi localizado nenhum orçamento que indicasse ter havido concorrência, sendo que foram realizados orçamentos paralelos por parte da auditoria sendo apurado diferenças entre os valores orçados e o adquiridos (…).”
- Foram realizadas diversas aquisições de móveis para o condomínio, sendo sugerido a análise e o controle dos itens apontados , para verificação da real posse do condomínio, sendo que essas aquisições somaram-se ao valor de R$ 96.098,51.
- “Constatou-se várias cobranças de aquisições de produtos e serviços, efetivados pelo condomínio. Inadequado e recorrente é o pagamento dessas cobranças com base em recibos e boletos sem a emissão de Notas Fiscais(…)”.
- “No período auditado, houve diversos reembolsos realizados ao notificado, sendo que em alguns casos, foi utilizado o cartão de crédito pessoal do mesmo, referente à aquisição de materiais e serviços destinados ao condomínio, há diversos documentos apresentados junto às solicitações de reembolsos que não possuem qualquer valor legal, portanto apurou-se que o total reembolsado se deu na ordem de R$ 12.786,89, e os documentos apresentados junto às solicitações de reembolso somaram-se no valor de R$ 14.631,15, sendo assim, houve a diferença no valor de R$ 1.844,26 entre o recebido e as despesas demonstradas”.
- “Houve a contratação da empresa “…. Instalações Elétricas EIRELI”, sendo o valor contratado para tais serviços o valor de R$ 58.605,00, porém o levantamento dos valores referente as notas fiscais emitidas após o contrato firmado, chegou-se ao valor de R$ 76.643,54, sendo R$ 18.038,54, excedentes ao contrato(…)”.
- “Foram emitidas notas fiscais, onde não houve a retenção dos impostos obrigatórios (INSS conforme IN 971/09), desta forma o condomínio deixou de reter e recolher o valor de R$ 6.714,55(…)”.
- “Não foi localizado atas de assembleia onde foi deliberado, discutido e aprovado a obra das pinturas internas das áreas comuns do condomínio, entretanto a obra foi realizada com o gasto total de R$ 162.543,54(…)”.
- Foi identificado que alguns condôminos pagaram suas taxas condominiais em atraso com isenção de multas e juros, sem anuência dos demais condôminos, o que contraria a convenção condominial. Estes fatos trouxeram ao condomínio um prejuízo financeiro de R$ 49.765,43”.
De fato, o “Laudo de Auditoria Investigativa” corroborou com as conclusões apontadas pelo auditor, formalizado pelo trabalho técnico que contou com aproximadamente 1500 (um mil e quinhentas) páginas, bem como o resumo contendo 76 (páginas).
Ah… acrescenta-se que as contas do período não foram aprovadas.
Necessário deixar claro que, o afastamento/encerramento do cargo não exime a responsabilidade ex-sindico de prestar contas, conforme entendimento do Tribunal:
“CIVIL. PROCESSO CIVIL. AÇÃO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS. CONDOMÍNIO. EX-SÍNDICO. OBRIGAÇÃO.1. DEMONSTRADA A EXISTÊNCIA DE RELAÇÃO JURÍDICA ENTRE AS PARTES, O SÍNDICO, MESMO APÓS TER ENCERRADO O SEU MANDATO, TEM A OBRIGAÇÃO DE PRESTAR CONTAS AO CONDOMÍNIO, SENDO DEVER DO NOVO SÍNDICO QUE ASSUME A ADMINISTRAÇÃO DO CONDOMÍNIO EXIGIR ESTA PROVIDÊNCIA.2. A PRESTAÇÃO DE CONTAS É EXIGÍVEL COMO FORMA DE CONTROLE DA ATUAÇÃO DO GESTOR QUE ADMINISTROU BENS E VERBAS DE TERCEIROS.3. RECURSO DE APELAÇÃO CONHECIDO E NÃO PROVIDO”. (TJDF – APL 840310320088070001 – Julgamento 11 de março de 2009 – Relator Nídia Corrêa Lima). g.n.
Realmente, são deveres do síndico:
Artigo 1348, VIII, do Código Civil: “Compete ao síndico: VIII – prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas”;
Artigo 22, § 1º, letra “f” da Lei 4.591/64: “Compete ao síndico: f) prestar contas à Assembleia dos condôminos”
Assim, em garantia a ampla defesa e do contraditório, bem como em cumprimento à decisão que foi tomada na assembleia (artigo 1348, IV, do Código Civil), a notificação serviu para formalizar o prazo de 60 (sessenta) dias concedido, para que o ex síndico apresentasse resposta formal sobre os apontamentos verificados no “Laudo de Vistoria Investigativa”, cujo prazo final se deu em abril de 2020, quando a pandemia já havia se instalado em nosso País.
Porém o ex síndico ficou inerte, o que foi interpretado como falta de interesse na prestação dos esclarecimentos necessários, o que autorizou o condomínio
notificante, independente de nova notificação, a ingressar com a medida judicial pertinente ao caso estudado pelo nosso corpo jurídico contencioso, a fim de apurar eventuais prejuízo experimentados pelo condomínio.
Até onde sei, o processo continua tramitando.
Eu gosto muito do trabalho conjunto das auditorias à gestão do condomínio, e falando agora como síndica profissional, quando o condomínio entende a importância de ter um trabalho mensal, bimestral ou até trimestral nas contas do condomínio (saibam que o valor cobrado pelas auditorias para este trabalho mensal é baixo e evita muitos desgastes, desconfianças etc), acabamos tendo transparência em todos os atos financeiros e o trabalho flui maravilhosamente bem.
Aliás, se o síndico tiver ao lado uma excelente administradora, um jurídico atuante e de confiança, e ainda uma auditoria constante das contas, estará “no céu”.
E você já passou por isso em seus condomínios?
Abraços e até a próxima.
Escrito por Amanda Accioli
Advogada Condominialista e Síndica Profissional
Instagram: @acciolicondominial
Accioli Condominial
