O recebimento de encomendas nos condomínios é um assunto muito abrangente, mas vamos focar em nossa conversa de hoje, somente o recebimento de encomendas, cartas e outros pelo porteiro.
A portaria de um condomínio é o local em que todos que precisam e desejam acessar fazem seu primeiro contato. É na figura do porteiro que nos deparamos e a partir daí as ações são tomadas para que a vida de todo o condomínio siga em perfeita sincronia.
Vários fatores já influenciavam as compras online, como a falta de segurança pública, preços menores oferecidos pelas empresas, porém, com a chegada da pandemia, as portarias dos condomínios passaram a ser depósitos de encomendas.
Essa modalidade de compra cresceu assustadoramente, fazendo com que alguns gestores buscassem espaço interno para armazenamento até a retirada pelos moradores.
E para que essa encomenda chegue até o seu destinatário passa primeiro pelo porteiro.
E qual é a responsabilidade desse profissional? O porteiro deve receber todo tipo de encomenda?
O porteiro pode e deve receber as encomendas. Não pode acontecer a recusa injustificada e devolução de qualquer tipo de encomenda ou correspondência.
As entregas de encomendas devem ser pautadas em normas e procedimentos de cada condomínio que deve orientar sua equipe de colaboradores.
O que não pode ocorrer é a devolução injustificada por parte do porteiro. Caso ocorra e o condômino alegue que sofreu danos ou prejuízo, o condomínio deverá ressarci-lo.
Faz parte de uma boa gestão de um síndico, que todas as correspondências e encomendas cheguem ao condômino em prefeito estado, dentro do prazo e corretamente. Para que isso ocorra, é necessário seguir alguns procedimentos.
- Protocolo de Entregas
É essencial possuir um protocolo de recebimento e de entregas. A partir do recebimento na portaria a responsabilidade de repassar ao morador é exclusiva do condomínio.
Até mesmos citações judiciais após recebidas pelo porteiro, passa a ser responsabilidade do condomínio de citar o morador.
Vale lembrar que algumas citações judiciais chegam ao condomínio através de oficiais de justiça, e portanto, desde que devidamente identificados, e apresentando o documento emitido pelo órgão judicial, é aconselhável que ele faça a entrega diretamente ao condômino, eximindo o condomínio desta responsabilidade.
- Conferência da encomenda no ato da entrega
Geralmente os entregadores, incluindo os funcionários do correio, sofrem de uma certa urgência e chegam na portaria apressando o porteiro para que os protocolos sejam assinados rapidamente.
Isso ocasiona que o porteiro acaba não conferindo o que está recebendo, e acabam trazendo transtorno ao condômino e ao condomínio.
O condomínio pode resolver este problema?
Pode, e com certeza faz com que a gestão do síndico receba uma avaliação mais positiva.
O síndico pode destacar uma pessoa para está função de receber e entregar as encomendas. Este profissional será o encarregado de fazer com que o destinatário receba suas encomendas corretamente.
Este funcionário deve receber um treinamento específico, para que os procedimentos sejam cumpridos sem a ocorrência de falhas.
É importante lembrar que todo documento recebido na portaria, deve se tratar com o sigilo máximo, evitando expor a vida do morador aos demais condôminos e colaboradores. A violação do sigilo ou até mesmo das correspondências, leva o infrator a sanções descritas em lei.
Finalizando, o porteiro pode e deve receber as correspondências e encomendas. Isso gera conforto e comodidade aos condôminos, porém, a informação sempre será uma ferramenta muito importante neste processo. Síndicos, moradores e funcionários devem estar cientes dos seus direitos e deveres e sempre que possível revisar os procedimentos sobre este assunto.
– Texto de Emerson Guerra
Consultor na Guerra Consultoria em Segurança
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