Você já parou para pensar como funciona a distribuição das correspondências no seu condomínio? Será que o processo atual garante uma entrega rápida e com segurança aos moradores? Sua portaria consegue administrar bem as atividades e responsabilidades além das inúmeras correspondências que chegam diariamente?
Apesar de toda a digitalização e os meios eletrônicos, o volume de correios, cartas, correspondências, contas, cartões de crédito e revistas continuam significativos nos condomínios. E em vários casos, a entrega com agilidade desses materiais é de extrema importância. Portanto, é extremamente necessário organizar e definir como serão feitas essas entregas. Planejar para depois executar é fundamental tanto para os condôminos quanto para o síndico e os funcionários do condomínio, para evitarem discussões, devoluções, trocas, violações e outras dores de cabeça.
Principais desafios e modelos de organização das correspondências nos condomínios
Para começar, é importante o síndico conhecer como funcionam os processos dentro do seu condomínio e a rotina dos moradores para realizar a distribuição das correspondências de forma rápida e precisa, pois, ninguém quer atrasar o prazo de pagamento de uma conta ou perder um documento. Você concorda?
Por exemplo, em condomínios menores é comum que a divisão e a distribuição de cartas sejam feitas pelo porteiro ou administrador (supervisor, gerente e/ou zelador). Em condomínios maiores, o desafio é grande pois o volume de correspondências é alto e o grau de exigência continua o mesmo: os moradores esperam receber suas correspondências no mesmo dia que chegam. E cada condomínio define um processo para entregar suas correspondências: alguns têm uma caixa apropriada na porta do apartamento, outros preferem colocar as cartas embaixo da porta, alguns pedem para tudo ser deixado sobre o tapete principalmente quando os moradores têm cachorros que recebem as correspondências como um “brinquedo” e há condomínios que direcionam toda a distribuição na portaria.
Nesse último caso, dependendo do porte do condomínio, fica difícil para o Administrador ou o porteiro sozinhos separarem, organizarem e distribuírem todas as correspondências além de manter as demais atividades em ordem. Por isso, grandes empreendimentos até contratam um funcionário encarregado apenas para esta função.
A rotina dos moradores também deve ser avaliada. Por exemplo, é comum que muitos moradores usem somente as garagens para entrar e sair do condomínio? Muitos podem voltar somente à noite e na correria deixar de passar na portaria do edifício? Dependendo do cenário e do processo, o número de encomendas e correspondências esquecidas podem aumentar e acumular.
E ainda tem o desafio de organizar as cartas registradas, telegramas ou documentos judiciais que exigem um processo diferenciado para protocolar a entrega ao responsável.
Como resolver o recebimento, a organização e a entrega dos correios?
As caixas de correios (escaninho) para condomínios têm sido uma solução simples, segura e econômica para vários condomínios. O condomínio define um lugar adequado e dedicado para os moradores retirarem suas correspondências quando desejarem nesses armários. Alguns armários apresentam espaços até para revistas e cartas maiores. Há condomínios que conseguem adaptar sua estrutura justamente para agilizar a entrega de material. Dessa forma, o espaço da portaria fica mais organizado e tanto o porteiro quanto o Administrador ganham mais tempo para as demais atribuições.
No caso das encomendas que exigem assinatura, é necessário definir um processo para protocolo e entrega mediante assinatura no ato do recebimento. Por exemplo, estabelecer um controle com as correspondências desse tipo com protocolo para os moradores assinarem ao receberem o material que deve ser entregue em mãos – seja na unidade, na portaria ou na sala da administração. Existem livros de controle e protocolo de recebimento disponíveis em papelarias.
É importante que todas essas regras e processos sejam estabelecidos no regimento interno do condomínio e que qualquer alteração seja votada em assembleia para conhecimento e aprovação dos moradores e condôminos.
E aí, com essas dicas e soluções para entrega das correspondências no seu condomínio, você acha que facilitará a organização e as entregas?
Escrito por Luis Alexandre
Síndico Profissional
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