A gestão condominial tem se tornado a cada dia uma atividade com inúmeras responsabilidades e consequentemente um desafio diário para quem administra. Sabe por quê? Porque envolve uma série de processos burocráticos, administrativos, financeiros, operacional, jurídico, pessoal, prestações de contas, e ainda por cima, exige muito do responsável o equilíbrio emocional para lidar com a pressão de moradores, inquilinos, funcionários e prestadores de serviço.
Uffa….não é uma tarefa nada fácil ser um gestor de condomínio viu!!!!!!!!!
Porém, por mais difícil que pareça, é sempre possível encontrar soluções simples e práticas que proporcionem mais qualidade ao trabalho do gestor no seu dia a dia. Assim, cuidados básicos com a gestão e organização das contas e a manutenção predial em dia evitam maiores dores de cabeça e por consequência, impede gastos supérfluos.
Vem comigo e vou lhe mostrar como administrar um condomínio, organizar tarefas e manter um bom índice de satisfação dos seus condôminos.
Quem assume a gestão condominial sabe que terá uma lista de deveres e que estes poderão ser cobrados avidamente pelos moradores que querem ordem e segurança no condomínio. E encurtando muito essa lista de deveres temos:
- Fazer cumprir regulamentos e condutas;
- Conhecer sobre manutenção em condomínios;
- Conhecer sobre segurança em condomínio;
- Conhecer a fundo sobre gerenciamento de condomínios e muito mais.
E ainda, é dever buscar soluções eficientes e econômicas para as questões rotineiras, de modo a garantir a segurança do condomínio e o bem-estar de todos.
Tenha em mente que um condomínio é como uma empresa com a diferença que o seu objetivo não é a geração de lucros, e sim um funcionamento eficaz que resulte na satisfação dos condôminos.
Com isso, uma gestão condominial eficiente e eficaz é pautada em ética, transparência, organização e responsabilidade. Assim como uma empresa precisa trilhar um caminho para ter bons resultados, o mesmo acontece com um condomínio.
E agora que já falamos sobre algumas questões básicas, vamos entender quais são os passos mais importantes para o gerenciamento de condomínios.
1. Tenha um bom controle financeiro na gestão
Provavelmente este seja um dos pontos mais críticos da gestão condominial. É preciso um olhar atento e cuidado redobrado para não ter pendências e um descontrole nas contas.
Tenha um bom controle e organização dos seguintes itens:
Contas a pagar
Em contas a pagar temos como exemplos: água, energia elétrica, gás, impostos, funcionários, terceiros, entre outros. Lembre-se que:
- Contas não pagas geram multas por atraso ou até mesmo o corte no fornecimento;
- O atraso no pagamento de funcionários e impostos implica em questões legais muito mais onerosas.
Contas a receber
É importante ter um controle rígido da emissão e recebimento das taxas condominiais de modo a garantir um caixa equilibrado. O mais importante aqui:
- Trate da inadimplência, essa é uma questão delicada que deve ser tratada como prioridade para que não afete aos demais condôminos;
- Tenha um regulamento interno que apoie a aplicação de multas por descumprimento do mesmo.
Planejamento
O sucesso do equilíbrio entre as contas a pagar e a receber está em um bom planejamento.
- preciso ter um orçamento que contemple pagamentos e recebimentos fixos considerando também variações inflacionárias);
- Constitua um fundo de reserva para despesas extraordinárias, mas lembre-se que, a utilização deste fundo deve ser devidamente aprovada em assembleia.
Prestação de contas
Neste item a transparência e a ética são as chaves em como administrar condomínios.
- É obrigatório mostrar como o dinheiro do grupo é utilizado.
- Elabore um detalhamento com todas as entradas e saídas mensais.
- Mantenha um arquivo organizado e por categoria, este será um suporte para a elaboração da prestação de contas e do planejamento anual.
2. Tenha uma assessoria jurídica em tempo integral
O apoio de uma assessoria jurídica será a melhor saída para questões conflitantes entre moradores, condutas, regimento interno e outras.
Veja as vantagens de uma assessoria jurídica para a sua gestão condominial:
- Na cobrança de inadimplentes;
- Nos contratos de terceiros dando garantias ao condomínio e prevenindo contra cláusulas indevidas ou não obrigatórias;
- Questões cíveis no gerenciamento do condomínio;
- Questões trabalhistas quanto aos funcionários próprios do condomínio;
- Questões ambientais como barulho em condomínio, reciclagem de lixo em condomínio, regulamentação de novas obras, etc;
- Questões criminais, tributárias e execução fiscal;
- Nos conflitos tais como: inadimplência, animais, vagas de estacionamento, vazamentos de água e nos problemas de relacionamento entre vizinhos ou entre morador e funcionário ou prestador de serviços.
3. Segurança e controle de acesso é essencial
A segurança do condomínio é sempre uma prioridade. É importante oferecer um ambiente que proporcione privacidade, tranquilidade e segurança. Medidas de segurança preventiva são um diferencial na gestão condominial.
O Controle de acesso em condomínios, ou seja, a devida fiscalização de todas as entradas e saídas requer procedimentos bem definidos e que devem ser cumpridos com rigor por exemplo a identificação e autorização de entrada de visitas e prestadores de serviços. O que vai ajudar e muito a sua portaria é ter sempre à mão formulários eficientes e fáceis de usar para fazer os registros de entrada e saída e outros controles essenciais. Mesmo com sistemas de controle de acesso há sempre o risco de uma pane!
4. Não deixe a manutenção predial para depois
A manutenção em condomínios deve ser feita preventivamente a fim de evitar maiores danos nas edificações e instalações. É claro que pequenos reparos como trocas de lâmpadas e outros itens são inevitáveis, porém, é preciso estar atento à periodicidade de manutenção em elevadores, caixas d’água, parte elétrica, segurança eletrônica e demais itens estruturais. Estabeleça um critério na manutenção em condomínios ao selecionar fornecedores para cuidar da manutenção predial.
Ou seja, é preciso encontrar bons preços, porém, renunciar à segurança com um serviço mal feito não é uma opção. Contrate empresas especializadas em manutenção de condomínios. Acompanhe a execução dos serviços, exija a identificação dos funcionários envolvidos e, assegure-se de que todos os procedimentos de segurança são tomados ao executar o serviço.
Bom, vamos ficando por aqui, mas na semana que vem vamos finalizar esse tema para que você tenha de forma completa todas as dicas para uma gestão condominial mais fácil, eficiente e de qualidade.
Escrito por Luis Alexandre
Síndico Profissional
contato@sindicoluisalexandre.com.br
